A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)
Salah satu alasan disebarluaskan penggunaan Internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan Internet. Jadi, apa pun jenis komputer kamu, apa pun cara yang kamu gunakan untuk mengakses Internet, dan apa pun jenis program e-mail yang kamu gunakan, kamu akan tetap dapat mengirim dan menerima surat melalui Internet.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut.
1. E-mail berbasis web
Pada e-mail ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web e-mail. Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung terlebih dahulu dengan internet.
2. E-mail berbasis client
Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora. Fasilitas yang disdiakan perangkat lunak antara lain fasilitas untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.
2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi
E-mail berasal dari kata electronic mail, e-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya. E-mail merupakan alat komunikasi yang mudah, murah, dan cepat.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Melalui penyedia e-mail gratis
2. Undangan dari teman
3. Dari Internet Service Provider (ISP)
4. Dari perusahaan
5. Memesan sendiri
B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos(Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, selain memerlukan kertas dan perangko, proses pengiriman juga memerlukan waktu yang relatif lama, yaitu mulai dari kamu menulis surat, mengirim surat yang telah kamu tulis ke kantor pos yang terdekat dari rumahmu dengan menyertakan alamat yang dituju dan akhirtnya sampai ke alamat tujuan. Sedangkan e-mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.
C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat banyak penyedia layanan e-mail, antara lain sebagai berikut.
· Yahoo!, layanan dari Yahoo! yang beralamat di mail.yahoo.com
· Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com
· Hotmail, layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
· Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com
Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyedia layanan e-mail gratis. Penyediaan layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu.
1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo! Mail
Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail
1. Klik tombol start.
2. Klik browser website, misalnya Microsoft Internet Explorer.
3. Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, dengan cara mengetikkan alamat tersebut di kotak address.
4. Setelah muncul website Yahoo Mail, klik Sign Up, kemudian akan tampil layar registrasi. Isikan form pendaftaran tersebut dengan datamu.
5. Selanjutnya, isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration, yaitu pengisian kode yang terlihat pada bagian tersebut.
6. Jika kamu telah selesai mengisikan data di atas maka langkah terakhir adalah baca ketentuan layanan yang disediakan oleh Yahoo Mail. Pada bagian Term of Service, jika kamu setuju dengan ketentuan tersebut, klik tombol I Agree.
7. Jika terdapat kesalahan pada saat pengisian data, Yahoo akan memberitahukan kesalahan tersebut.
8. Jika aplikasi kamu diterima oleh Yahoo! Mail. Sebaiknya kamu mencatat Yahoo ID dan e-mail yang ditampilkan Yahoo!, kemudian klik Continue to Yahoo! Mail.
9. Setelah mengklik Continue to Yahoo! Mail, kamu akan masuk ke Yahoo! Mail atau e-mail account yang kamu miliki. Kamu akan mendapat satu pesan pada kotak pesan (inbox) yang berisi ucapan selamat bergabung dari Yahoo!
10. Proses kamu untuk menjadi anggota Yahoo! Mail telah selesai. Sekarang, kamu sudah mempunyai e-mail di Yahoo!. Untuk keluar dari e-mail Yahoo!, klik tulisan Sign out untuk kembali ke website Yahoo!.
2. Menggunakan Yahoo! Mail
Setelah kamu memperoleh e-mail, kamu dapat menggunakan untuk mengirim surat atau kartu ke teman-temanmu. Untuk menggunakan e-mail tersebut, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Klik tombol start, lalu pilih browser, misalnya Internet Explorer.
2. Buka situs Yahoo! Mail. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sign In.
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah terdapat pesan atau tidak, kamu cukup melihat dan mengklik tulisan Inbox.
4. Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.
D. Melakukan Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Salah satu fasilitas yang disediakan oleh Yahoo! Mail adalah fasilitas untuk mengirim e-mail. Cara yang digunakan untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut.
1. Langkah 1 sampai langkah 2 sana dengan cara menggunakan e-mail seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
2. Klik ikon Compose.
3. Selanjutnya, akan muncul halaman Compose.
4. Pada kotak To, ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan dengan perihal atau judul yang akan kamu kirimkan.
5. Pada kotak Cc (Carbon copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail.
6. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamat tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail, tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini.
7. Selanjutnya, ketik isi e-mail yang ingin kamu kirimkan pada kotak editor.
8. Klik tombol send untuk mengirimkan e-mail.
9. Selanjutnya, akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu.
10. Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat (Inbox).
2. Mengirim Attachment File dalam E-mail
Jika kamu ingin mengirimkan file sekaligus di dalam pesan e-mail yang akan kamu kirimkan, kamu dapat melakukannya menggunakan langkah-langkah berikut.
1. Setelah kamu menuliskan pesan di kotak teks editor, langkah selanjutnya klik tombol Attach Files.
2. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Attach Files. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol browse.
3. Klik Attach Files.
4. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak proses pengambilan file (Attach Files).
5. Jika proses pengambilan file berhasil. Lalu klik tombol Continue to Message. Selanjutnya, tampilan akan kembali ke halaman e-mail. Pastikan terlebih dahulu nama file yang akan kamu lampirkan muncul di atas tombol Attach Files.
6. Klik tombol send untuk mengirim e-mail beserta lampiran. Tunggu sampai layar menunjukkan bahwa e-mail-mu telah terkirim.
E. Melakukan Reply dan Forward
1. Melakukan Reply E-mail
Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail si pengirim. Berikut ini langkah-langkahnya .
1. Buka surat yang terdapat di kotak surat
2. Klik tombol Reply, kemudian akan tampil halaman editor reply. Ada dua cara untuk membalas e-mail, yaitu kamu dapat menghapus isi e-mail yang lama kemudian mengetik balasannya atau kamu dapat langsung mengetik e-mail balasan di atas e-mail yang kamu terima.
3. Klik tombol Attach Files, jika kamu ingin menyertakannya
4. Klik tombol Send
5. Klik Back to Message untuk kembali ke kotak surat.
2. Melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskna e-mail ang kamu terima ke alamat e-mail lain. Langkah-langkahnya adalah:
1. Buka surat yang terdapat pada inbox
2. Klik tombol Forward
3. Tulisksn alamat e-mail tujuan pada kotak isian To
4. Klik Send
5. Klik Back to Message
F. Mengelola E-mail
Mengelola e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan kategori yang kamu inginkan.
Untuk menghapus e-mail, caranya:
1. Buka kotak surat kamu (inbox)
2. Pilih e-mail yang ingin kamu hapus
3. Klik pada bagian sebelah kiri Sender, sampai muncul tanda check list
4. Klik tombol delete maka file akan terhapus
Untuk menghapus spam, pada bagian Folders pilihh Bulk, langkah selanjutnya sama dengan langkah 3 sampai 4
G. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain
Untuk mencegah penuhnya mailbox akibat penyimpanan file attachment yang terlalu besar, kamu dapat menyimpan file tersebut ke media lain.
Langkah-langkah membuka dan atau menyimpan e-mail adalah sebagai berikut.
1. Buka e-mail yang mengandung file attachment
2. Klik nama file attachment pada kotak subject e-mail untuk membuka atau menyimpan (men-download) file lampiran.
3. Klik Scan and Download Attachment, akan ada pengecekan file terhadap virus
4. Klik Download Attachment jika file yang sudah kamu scan benar-benar babas dari virus
5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog untuk download file
6. Klik tombol Save jika kamu ingin menyimpan file attachment
7. Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save-in
8. Ketikkan nama file pada kotak File Name jika ingin mengubah nama filenya
9. Klik tombol Save
10. Klik tombol Open untuk membuka file hasil download atau Close untuk menutup file jika proses telah selesai
H. Kode Etik Penggunaan E-mail
Etika dalam menggunakan surat elektronik sama dengan etika menggunakan surat biasa. Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette.
Berikut beberapa aturan yang perlu diperhatikan ketika kamu berkomunikasi melalui e-mail.
1. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan
2. Hormati privacy orang lain
3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggaplucu
4. Jangan teruskan surat berantai
5. Jangan melakukan spam
6. Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards” kamu apabila ingin mengirim kembali surat ke pihak lain
7. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong
8. Ganti subjek apabila topik pembicaraan berubah
9. Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar